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Anrede und Grußformel – Briefe und E-Mails richtig schreiben
Dresden, 05.03.2021; letzte Aktualisierung 18. September 2023 | (ks)
Junge Menschen, die ins Berufsleben einsteigen, jonglieren schon bald virtuos mit Excel-Tabellen und Präsentationen. Richtig so, mit jedem Tag lernt man mehr und will zeigen, was man auf der Tasche hat. Da ist die E-Mail an den Vorstand keine große Sache. Vorsicht Fettnäpfchen! Die vermeintlich banalen Dinge des Arbeitsalltags wie das Verfassen korrekter E-Mails und Briefe folgen eigenen Business-Regeln. Hat man die nicht auf dem Schirm, kann man schnell unhöflich wirken oder Geschäftspartner verärgern. Allerdings und ganz ehrlich, selbst "alte Hasen" kommen manchmal ins Grübeln, welche Form nun richtig ist.
Höflichkeit und Etikette sind Trumpf
Beim Verfassen geschäftlicher Korrespondenz zählen neben Inhalt und optischer Gestaltung prinzipiell Höflichkeit und Etikette. Eine korrekte Schreibweise hat auch was mit Respekt gegenüber dem Angesprochenen zu tun. Die Qualitätsansprüche gelten für Brief und E-Mail gleichermaßen.
DIN 5008
Die DIN 5008 regelt Form, Struktur und Formatierung von offiziellen Schreiben, wie beispielsweise einem Geschäftsbrief. Damit wird eine Anleitung gegeben, Schriftstücke zweckmäßig und übersichtlich zu gestalten. Ihre Anwendung ist freiwillig. Ihre Vorgaben gelten aber als allgemeiner Standard korrekter Schriftform.
Allerdings sind nicht alle Fragen rund um die Geschäftskorrespondenz in der DIN-Norm geregelt. Um kniffelige Anreden, Grußformeln und allerlei Fettnäpfchen soll es in diesem Blogartikel anhand konkreter Beispiele gehen.
Wen spreche ich zuerst an, wenn ich mehreren Personen schreibe? Um korrekt handeln zu können, ist es wichtig, sich die Hierarchieebenen im eigenen Unternehmen genau anzuschauen. Diese können unterschiedlich oder, wie oft in Start ups, auch nicht vorhanden sein. Im Zweifelsfall ist zu höflich besser als zu salopp.
Wir nehmen hier die Zusammensetzung des Vorstandes der Sparkassen-Versicherung Sachsen als Beispiel. Der Vorstandsvorsitzende hat die höchste Hierarchieposition im Unternehmen inne. Die Vorstandsmitglieder stehen auf gleicher Hierarchieebene.
Herr Müller (Vorstandsvorsitzender)
Frau Schlick (Vorstandsmitglied)
Herr Dr. Mehnert (Vorstandsmitglied)
#1: Reihenfolge nach Hierarchie
Bei unterschiedlichen Hierarchiepositionen (HP) wird zuerst die Person mit der höchsten Position angesprochen. Das gilt unabhängig von Titeln (Professor, Doktor) und unabhängig vom Geschlecht.
Beispiele:
Sehr geehrter Herr Müller, (HP1)
sehr geehrte Frau Schlick, (HP2)
Sehr geehrter Herr Müller, (HP1)
sehr geehrter Herr Dr. Mehnert, (HP2)
#2: Reihenfolge bei unterschiedlichen Hierarchiestufen aber mehreren Personen auf gleicher Ebene
Befinden sich unter den Empfängern mehrere Personen auf gleicher Hierarchiestufe, wird entweder die Frau zuerst genannt oder es geht bei gleichen Geschlechtern nach alphabetischer Reihenfolge der Namen.
Beispiele:
Sehr geehrter Herr Müller, (HP1)
sehr geehrte Frau Schlick, (HP2)
sehr geehrter Herr Dr. Mehnert, (HP2)
Sehr geehrter Herr Müller, (HP1)
sehr geehrter Herr Dr. Mehnert, (HP2)
sehr geehrter Herr Schlick, (HP2)
#3: Reihenfolge bei gleicher Hierarchiestufe mit weiblichem Geschlecht
Befinden sich die Empfänger auf gleicher Hierarchieebene gilt: Die Dame zuerst.
Beispiel:
Sehr geehrte Frau Schlick, (HP2)
sehr geehrter Herr Dr. Mehnert, (HP2)
Die genannten Reihenfolgen gelten nicht nur für die Nennung im Schreiben (Anrede), sondern auch für das Adressfeld.
- Außer dem Doktortitel müssen akademische Titel ausgeschrieben werden. Das ist für den Doktor praktisch, weil die Abkürzung geschlechtsneutral ist. Allerdings unterscheidet man heute sehr wohl in Herr Professor und Frau Professorin. Sehr geehrte Frau Professor ist out.
Sehr geehrter Herr Dr. Mustermann,
Sehr geehrte Frau Professorin Beispiel,
Sehr geehrter Herr Professor Mustermann,
- Verwendet wird immer nur der höchste akademische Titel. Falsch ist also: Sehr geehrter Herr Professor Dr. Mustermann.
- Auf den Doktortitel folgt kein Fachgebiet, zum Beispiel: Dr. med.; Dr. jur.; Dr. phil.
- Bei mehreren Doktortiteln wird in der Anrede nur einer genannt. (Im Adressfeld stehen alle.)
- Abschlüsse wie Bachelor, Master, Diplom gehören nicht in eine Anrede. Sie können aber im Adressfeld genannt werden.
- Amtsinhaber werden entweder nur mit Namen oder mit der Amtsbezeichnung angeredet (bei Ministertiteln ist der Zusatz „Minister“ wahlweise):
Sehr geehrter Herr (Minister) Mustermann,
Sehr geehrte Frau Ministerin,
Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin,
Sehr geehrter Herr Ministerpräsident,
- Adelstitel werden grundsätzlich ohne den Zusatz „Herr/Frau“ genannt oder in der schriftlichen Anrede weggelassen. Für eine korrekte Ansprache pro Titel sollte man sich in der einschlägigen Fachliteratur noch mal informieren.
Sehr geehrter Graf von Musterhausen,
Sehr geehrte Gräfin von Musterhausen,
oder
Sehr geehrter Herr von Musterhausen,
Sehr geehrte Frau von Musterhausen,
- Werden zwei Personen gleichen Namens angesprochen (beispielsweise Senior und Junior im Familienbetrieb), den Vor- und Familiennamen verwenden. Sind beide Personen hierarchisch gleichgestellt, den Älteren zuerst nennen.
Sehr geehrter Herr Karl Mustermann,
sehr geehrter Herr Benjamin Mustermann,
sehr geehrter Herr Benjamin Mustermann,
- Anreden von mehreren Personen untereinanderzuschreiben, wirkt übersichtlicher. Also nicht fortlaufend in einer Reihe hintereinandersetzen.
- Nach der Anrede kommt ein Komma (lt. DIN 5008). Ein Ausrufezeichen ist veraltet und unüblich.
- Das zweite 'sehr" wird immer klein geschrieben, sofern nach der ersten Anrede ein Komma und kein Ausrufezeichen steht.
Richtig:
Sehr geehrte Frau Mustermann,
sehr geehrter Herr Beispiel,
Suboptimal (wenn auch nicht falsch):
Sehr geehrte Frau Mustermann, sehr geehrter Herr Beispiel,
Sehr geehrter Herr Beispiel!
Sehr geehrte Frau Mustermann!
- Bei Paaren werden die Namen beider Personen verwendet. Die Anrede "Eheleute" ist heute nicht mehr gebräuchlich und wirkt altbacken.
Sehr geehrte Frau Mustermann,
sehr geehrter Herr Mustermann,
Bei gleichgeschlechtlichen Ehepaaren, können zur Unterscheidung die Vornamen verwendet werden.
Sehr geehrter Herr Frank Mustermann,
sehr geehrter Herr Tobias Mustermann,
- Bei mehr als drei Personen empfiehlt es sich, die Gruppe ohne Nennung der einzelnen Personen anzureden, zum Beispiel
Sehr geehrte Damen und Herren,
Das wirkt allerdings etwas unpersönlicher. Ist der Adressat beispielsweise ein Vorstand mit fünf Vorstandsmitgliedern, sollte dann vor allem bei Briefen jede Person ein eigenes Schreiben erhalten, dass jeweils an sie persönlich gerichtet ist. Im Verteiler am Briefende können dann die anderen Personen genannt werden, die den Brief ebenfalls erhalten haben. Gleichermaßen kann man auch bei E-Mails verfahren.
Wer ein Team oder eine Gruppe von Kolleginnen/Kollegen auf Arbeitsebene anspricht, kann die Form "Liebe alle" (nicht Liebe Alle) verwenden. Wem das Wort "Liebe" im Kontext nicht zusagt, kann auch "Hallo Team" verwenden.
Ein Tipp noch zur Anrede:
Gesellschaftliche Regeln und Normen verändern sich mit der Zeit. Auch im geschäftlichen Umgang geht es heute etwas lockerer zu. Das Siezen ist trotzdem eine gesellschaftliche Konvention in Deutschland, die im Geschäftlichen sowieso aber auch im Privaten Bestand hat. Ohne Vereinbarung zum Du bleibt es prinzipiell beim Sie in schriftlicher und mündlicher Kommunikation.
Die Anrede ist der erste und die Grußformel der letzte Eindruck beim Empfänger. Beides bildet den formellen Rahmen schriftlicher Kommunikation und zeigt Wirkung auf den Leser. Die Wahl der Worte sollte deshalb zum Empfänger und zum Anlass des Schriftverkehrs passen.
- Welche Formel auch gewählt wird, sie steht für sich allein, ohne Punkt, Komma oder Ausrufezeichen. Das Komma ist nur im Englischen üblich. („Kind regards, Mrs Smith“).
- Smileys, Emojis oder Emoticons sind in der Grußformel tabu.
- Auf die Grußformel verzichten sollte man nur bei kurzen Infos per Mail unter Kollegen oder Freunden. Alles andere ist unhöflich, ja wirkt geringschätzig. Gleiches gilt für die Abkürzung der Grußformel mit MfG, LG etc. In formellen Schreiben hinterlässt die Abkürzung den Eindruck "die paar Worte sind Sie mir nicht wert".
- "Mit freundlichen Grüßen" ist die übliche und formelle Grußformel. Sie lässt sich durchaus variieren, insbesondere bei längerem Austausch hin und her. (Freundliche Grüße, Viele Grüße)
- "Herzliche Grüße" und "Liebe Grüße" sind Formeln, die – so nett wie es auch gemeint sein mag – eine gewisse Nähe und Vertrautheit mit dem Adressaten voraussetzen. Fehlt das, wirken sie deplatziert.
- Antiquiert wirken heute "Hochachtungsvoll" oder "Hochachtungsvolle Grüße". Mit unüblicher übertriebener Höflichkeit kann sich ein Empfänger veräppelt fühlen.
- Mit Wünschen wie "Ein schönes Wochenende" oder "Bleiben Sie gesund" kann man eine Grußformel ergänzen. Sie ersetzen diese jedoch nicht.
- Wird eine vertrautere und weniger formelle Grußformel gewählt, sollte sie empfängerorientiert sein. Nicht: "Sonnige Grüße aus Dresden", sondern "Sonnige Grüße nach München".
Das sagt DIN 5008 zur Grußformel:
- Zwischen Fließtext und Grußformel sollte exakt eine Leerzeile stehen.
- Wird der Firmenname genannt, wird dieser mit einer Zeile Abstand zur Grußformel platziert.
- Zwischen Grußformel und Unterschrift werden rund drei Leerzeilen empfohlen.
Wertschätzende Kommunikation ist ein Element guter Sitten beruflich wie privat und ein Ausdruck guter Manieren. In diesem Sinne wünschen wir viel Erfolg für das weitere Berufsleben und grüßen herzlich.
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