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  • Leere, rote Schublade in Aktenschrank ist geöffnet

    Was tun bei Verlust wichtiger Dokumente

Dresden, 19.08.2021 | (ks)
 
Gehen wichtige Dokumente wie Personalausweis, Führerschein und Bankkarten verloren oder werden gestohlen, sind Schreck und Ärger groß. Aber auch weitere wichtige Urkunden und Dokumente können, wie jüngst geschehen, einer Flutkatastrophe oder einem Brand zum Opfer fallen. Was sollte man bei einem Verlust tun und wie lassen sich die Unterlagen wiederbeschaffen?
 

EC- oder Kreditkarte

Wenn Ihre EC-Karte (Debitkarte) oder Ihre Kreditkarte(n) abhandengekommen sind, gelten zwei Dinge: Erstens Ruhe bewahren und zweitens schnell handeln. Lassen Sie vorsichtshalber Ihre Karte(n) sperren. Der Notruf funktioniert 24 Stunden und 365 Tage im Jahr.

Das ist zu tun bei Kartenverlust:

  • Karte(n) sperren lassen
  • Zentraler Sperr-Notruf Inland: 116 116 (kostenfrei)
  • Zentraler Sperr-Notruf Ausland: +49 116 116 (gebührenpflichtig)
  • Bankleitzahl, Kontonummer, Kreditkartennummer bereithalten
  • Ersatzkarte(n) beantragen

Hinweise:

  • Lernen Sie am besten die Notrufnummer auswendig oder speichern Sie diese im Handy ein.
  • Erstatten Sie bei Diebstahl Ihrer Debitkarte oder Kreditkarte immer umgehend Anzeige bei der Polizei. Heben Sie den Nachweis über die Anzeige gut auf.
  • Über die Notrufnummer können Sie auch Ihren Online-Banking Account sperren lassen.
  • Informieren Sie sich vor Reiseantritt über eine möglicherweise andere Ländervorwahl aus dem Ausland nach Deutschland.
  • Neue Bankkarten können Sie bei Ihrem Kreditinstitut beantragen. Die Kosten dafür legt jedes Institut selbstständig fest.
 

Personalausweis

Den Verlust des Personalausweises müssen Sie bei einer Melde-, Pass- und Personalausweisbehörde (Rathaus/Bürgeramt) oder der Polizei melden. Das Bürgeramt kann direkt die Onlineausweis-Funktion sperren, um einen Missbrauch Ihrer Daten zu unterbinden. Bei einer polizeilichen Meldung müssen Sie die Funktion selbst sperren lassen. Das geht telefonisch über die Nummer 116116.
 
Die Beantragung eines neuen Ausweises ist nur mit persönlichem Erscheinen bei der Behörde möglich – also weder online noch telefonisch. Außerdem fallen Gebühren an. Benötigt werden dabei ein aktuelles biometrisches Lichtbild und ein Identitätsnachweis. Wer sich nicht ausweisen kann, beispielsweise nach einer Flutkatastrophe, kann trotzdem einen Ausweis beantragen, da in der zuständigen Gemeinde ein Passbild hinterlegt ist.
 
Da es mehrere Wochen dauern kann, bis der neue Ausweis vorliegt, können Sie sich einen vorläufigen Ausweis ausstellen lassen. Dieser ist drei Monate gültig.
 

Krankenversicherungskarte

Beim Verlust Ihrer Krankenversicherungskarte genügt meist ein Anruf bei Ihrer Krankenkasse. Sie erhalten in der Regel kostenlos eine neue Karte innerhalb weniger Tage.
 

Führerschein, Fahrzeugschein, Fahrzeugbrief

Wenn Ihr Führerschein abhandengekommen oder vernichtet worden ist, müssen Sie den Verlust unverzüglich bei der zuständigen Fahrerlaubnisbehörde anzeigen und ein Ersatzdokument beantragen. Auch dafür müssen Sie persönlich vorsprechen. Sie können eine vorläufige Fahrerlaubnis erhalten. Diese wird Ihnen innerhalb von wenigen Tagen nach der Beantragung zugeschickt.
 
Wurde der Führerschein beispielsweise mit dem gesamten Portemonnaie gestohlen, verlangt die Behörde eine Diebstahlsanzeige bei der Polizei. Haben Sie das Dokument verloren, müssen Sie in Sachsen eine Verlustanzeige bei der Fahrerlaubnisbehörde abgeben. Hier wird in der Regel eine kostenpflichtige eidesstattliche Erklärung verlangt. Außerdem benötigen Sie noch Personalausweis oder Reisepass mit aktueller Meldebestätigung (ersatzweise eine aktuelle Bestätigung der Personendaten durch die Meldebehörde) und ein biometrisches Passfoto.
 
Finden Sie den verloren oder gestohlen geglaubten Führerschein nach der Ausstellung des Ersatzführerscheins wieder, müssen Sie diesen Führerschein wieder abgeben.
 
Den Antrag auf Ausstellung einer neuen Zulassungsbescheinigung Teil I (Fahrzeugschein) oder Teil II (Fahrzeugbrief) müssen Sie bei der zuständigen, das Kennzeichen führenden Zulassungsbehörde stellen.
 

Geburtsurkunde

Die Geburtsurkunde beweist die Geburt eines Menschen, seine Vor- und Familiennamen sowie die Angaben zu den Eltern. Das zuständige Standesamt des Geburtsortes führt ein Geburtenregister und kann eine neue Urkunde bei Verlust kostenpflichtig ausstellen. Den Antrag kann man persönlich beim Standesamt stellen, auf dem Postweg und je nach Angebot der Gemeinde/Stadt auch online. Erforderliche Unterlagen sind Personalausweis oder Reisepass, bei schriftlicher Beantragung beglaubigte Kopie.
 
Tipp: Eine Geburtsurkunde kann insbesondere zur Verwendung im Ausland auch auf einem mehrsprachigen Formular ausgestellt werden (internationale Geburtsurkunde nach dem Übereinkommen vom 08.09.1976 über die Ausstellung mehrsprachiger Auszüge aus Personenstandsbüchern).
 
Beim zuständigen Standesamt wiederbeschafft werden können auch Heiratsurkunden und Sterbeurkunden.
 

Zeugnisse und Ausbildungsnachweise

Vor allem Abschlusszeugnisse von Schulen, Hochschulen und Universitäten benötigen Sie ein Leben lang. Auch diese können wiederbeschafft werden.
 
Schulen sind bundesweit verpflichtet, Zeugnisse zehn Jahre lang aufzubewahren. Versuchen Sie als erstes über das Schulsekretariat ein Ersatzzeugnis zu bekommen. Haben Sie Ihr Abschlusszeugnis vor mehr als zehn Jahren erhalten, stellt Ihnen die jeweilige Schule vielleicht noch ein Ersatzzeugnis aus, wenn das Ausstellungsdatum, je nach Bundesland, höchstens 30 oder 50 Jahre zurück liegt. Es ist jedoch wahrscheinlicher, dass Sie sich in solchen Fällen direkt an das zuständige Schulamt wenden müssen.
 
Ist Ihr Abschlusszeugnis von der Hochschule oder Universität nicht mehr auffindbar, wenden Sie sich für Ersatz direkt an Ihre ehemalige Hochschule, und zwar am besten zuerst an das Sekretariat. Das gilt übrigens auch, falls Sie Ihre Exmatrikulationsbescheinigung verloren haben. Das Sekretariat wird Ihnen dann erklären, wie die Ersatzbeschaffung vonstattengeht (Antrag, eidesstattliche Erklärung), wer zuständig ist (zum Beispiel das Prüfungsverwaltungsamt) und welche Kosten entstehen.
 

Versicherungsverträge/-policen

Eine Versicherungspolice ist ein wichtiges Dokument mit Urkundencharakter. Gehen die Originale verloren, ist die Tragweite abhängig von der Art der Versicherung.
 
Bei Schadenversicherungen (zum Beispiel Hausrat oder Haftpflicht) ist der Verlust des Versicherungsscheins nicht wirklich schlimm und auch der Versicherungsschutz bleibt bestehen. Sie können bei Ihrem Versicherer einen Ersatz-Versicherungsschein anfordern und erhalten diesen innerhalb weniger Tage.
 
Bei Leben- und Rentenversicherungen ist ein Verlust gravierender, denn theoretisch ist der Besitzer der Police auch der Bezugsberechtigte der Versicherungsleistung. Verlieren Sie die Originalpolice, können Sie den Besitz der Versicherung erst mal nicht nachweisen.

Das müssen Sie tun, um einen Ersatzversicherungsschein zu erhalten:

  • Informieren Sie Ihren Versicherer und fordern Sie eine Verlusterklärung an.
  • Schicken Sie die Verlusterklärung schnellstens ausgefüllt zurück. Die Verlusterklärung muss eine Versicherung enthalten, dass Sie die Police trotz umfangreicher Suche nicht mehr finden konnten beziehungsweise unter welchen Umständen sie abhandengekommen ist.
  • Geben Sie unbedingt Ihre Versicherungsnummer und den Versicherungsnehmer an.

Unterlagen für die Bundesversicherungsanstalt für Angestellte (BfA)

  • Sozialversicherungsausweis
    Vor dem Jahr 2011 hatte jeder deutsche Staatsbürger, der einer versicherungspflichtigen beruflichen Tätigkeit nachgegangen ist, einen Sozialversicherungsausweis. Das hat sich nach 2011 grundlegend geändert. Der eigentliche Sozialversicherungsausweis wurde abgeschafft und durch ein persönliches Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit der Sozialversicherungsnummer ersetzt. Der Ausweis ist also heute quasi ein Aktenzeichen.

    Bei Verlust der Unterlagen kann ein neuer Sozialversicherungsausweis online oder bei einer Auskunfts- und Beratungsstelle der Deutschen Rentenversicherung beantragt werden. Aber auch bei der Krankenkasse lässt sich die Sozialversicherungsnummer neu beantragen.
  • Beitragsnachweise
    Sind Unterlagen über die Rentenversicherungszeiten abhandengekommen, sollten Sie sich an eine Auskunfts- und Beratungsstelle der BfA wenden. Beitragsnachweise lassen sich in der Regel und mit etwas Aufwand über den Arbeitgeber und die Krankenkassen als Kopie wiederbeschaffen. In besonderen Fällen, zum Beispiel nach Flutkatastrophen können Beitragszeiten auch mit Aussagen glaubwürdiger Zeugen festgehalten werden.
Und hier noch allgemeine Tipps, die Sie vor Verlust schützen oder Ihnen die Wiederbeschaffung von Dokumenten erleichtern:
    • Digitalisieren Sie wichtige Dokumente und speichern Sie diese sicher ab zum Beispiel in einer Cloud. Wir empfehlen aus datenschutzrechtlichen Gründen einen europäischen Clouddienstleister zu verwenden. 
    • Bedenken Sie, dass externe elektronische Speichermedien wie USB-Sticks oder Festplatten kaputt gehen oder in falsche Hände geraten können.
    • Falls Ihre Bank ein digitales Schließfach anbietet, nutzen Sie diesen Service unbedingt. Bei den Sparkassen heißt dieses Angebot "Elektronischer Safe" im geschützten Online Banking Bereich. Sie können dort nicht nur persönliche Dokumente geordnet ablegen und sicher verwahren, sondern auch weltweit und permanent darauf zugreifen, wenn Sie Unterlagen benötigen. Das funktioniert über jedes internetfähige Gerät.
    • Überlegen Sie sich ein persönliches Ablagesystem und sortieren Sie dieses in regelmäßigen Abständen. Sie vermeiden den Verlust wichtiger Dokumente, indem diese unauffindbar "verlegt" sind. Zudem können Sie im Notfall – beispielsweise bei einer Evakuierung – sofort die wichtigsten Unterlagen ins Notfallgepäck packen.
    • Schützen Sie wichtige Urkunden und Dokumente besonders gut. Im Bürobedarf gibt es dazu beispielsweise kleine Safes, feuer- und wasserfeste Dokumentenhüllen und Aufbewahrungsmappen.
    • Sie können bei Ihrer Bank auch ein Bankschließfach mieten, um Ihre Originaldokumente sicher zu verwahren. Dafür müssen Sie zwar Miete zahlen, können aber auch Wertsachen wie beispielweise Schmuck mit einlagern. 
    • Vor allem bei Reisen ins Ausland empfiehlt es sich, von Personalausweis, Reisepass, Bankkarten, Führerschein Kopien im Reisegepäck mitzuführen. Insbesondere dann, wenn Sie nicht auf digitale Kopien zugreifen können. Nicht jeder kennt seine Konto- oder Kreditkartennummer auswendig, die er beispielsweise bei einer Kartensperrung angeben muss.

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